Cómo lograr que abran tu 'email' entre otros 70

«Este es el 'email' más corto que vas a leer hoy y uno de los más productivos». Hay que tener muy poca curiosidad para no abrirlo. Aplaude Isra Bravo la virtud de ser breve. «Ya sabes, 'tengo el coche en doble fila'..., advirtiendo de que no te vas a enrrollar». ¿La alternativa? No titular. «No hay que abusar de esta fórmula, pero hace destacar tu mensaje en la bandeja de entrada». La propuesta de César Piqueras para el espacio del 'asunto' también sigue esta línea de «llamar la atención». Sugiere frases como 'Yolanda, eso todavía no lo sabes', 'no te había dicho esto'..., «aunque si la usas a menudo ya te captan».

«En Alemania se tratan de usted, pero aquí nos tuteamos», así que ese es el tono. Y, algo fundamental, el protagonista no es el que envía el mensaje, es el que lo recibe. «Frases como 'me gustaría presentarte mi propuesta' están prohibidas. No hables de ti, habla de él o ella: 'quiza en algún momento te has quedado sin liquidez'... Ni siquiera 'te adjunto el documento'; mejor, 'recibe adjunto este documento'. Que se sienta protagonista», sugiere Piqueras, autor de más de una veintena de libros de 'management'.

No está de más, sostiene Piqueras. 'Espero que te encuentres bien', 'enhorabuena por tus libros', 'he visto un vídeo tuyo en YouTube', 'felicidades por vuestra trayectoria y la expansión a otros mercados...'. «Estas frases siempre despiertan la reciprocidad. A alguien que te habla así es más difícil que le cierres la puerta». Y, antes del cumplido, el nombre de la persona. «No pasa nada si saludas con un 'hola', pero mejor si sabes el nombre», coincide Bravo, e invita a visitar LinkedIn para averiguarlo. «Nada de ponerse traje y corbata en el saludo, educado pero informal y directo». Piqueras va más allá: «Yo pongo el nombre de la empresa (Cepsa, por ejemplo) o del departamento (compras) en el propio asunto para que sepan que no es un 'email' genérico, sino dirigido a esa persona en concreto».

Presentación breve. «'Mi nombre es David y soy trapecista'. Punto. No me interesan los quinientos circos donde has trabajado, ni los premios a mejor trapecista del siglo XX. No pongas un párrafo enorme con todos tus logros, puestos y estudios porque no vas a impresionar a nadie», advierte Isra Bravo.

«Es muy mala idea empezar a señalar errores, en plan: 'qué mal lo haces, ven que te lo soluciono'. Si lo haces así, es probable que la persona se ponga a la defensiva». Así que, todo lo contrario, siempre en positivo, sugiere Bravo. «Si voy a escribir a una empresa que vende muebles y el catálogo que tienen es más feo y aburrido que una guía de teléfonos, no le digo lo feo que es, sino algo del tipo: 'He visto vuestro catálogo y añadiendo un par de detalles pueden resaltar mucho más algunos de los muebles'».

Esto es un poco lo que sucede con los niños, que les das dos opciones, pero dirigidas. «El email debe incluir una llamada a la acción. Nada de 'me pregunto cuándo podríamos vernos', sino '¿te va mejor quedar a finales de febrero o a principios de marzo?'».

Y cuando a ti te viene mejor una opción que la otra –pongamos que prefieres una entrevista por videoconferencia que en persona– menciona tu opción preferida en segundo lugar y alarga la frase: 'Podemos vernos en persona o quizá te venga mejor que mantengamos la charla por videoconferencia'. En el subconsciente cala más la segunda opción porque es la última y, además, la frase es más larga», explica César Piqueras.

Coincide en lo conveniente de hacer una pregunta Isra Bravo. Pero una pregunta de respuesta fácil, preferiblemente sí o no. «Si te estás dirigiendo al responsable de las empresa de muebles, le preguntas: '¿utilizas tal herramienta para diseñar el catálogo?'. Debe ser una pregunta concreta y cerrada, que dé pie a que te responda y que esa respuesta no le cueste tiempo. Sí o no. Ya has establecido contacto».

Por el 'efecto pila' del correo electrónico, (se lee antes lo último que te envían), es preferible mandar el 'email' dentro del horario de trabajo del receptor. «A las nueve de la mañana es muy probable que esté delante de la bandeja de entrada y lo lea, aunque también a esa hora habrá mucha competencia de correos...». Si bien no hay una norma sobre el horario, los expertos coinciden en que enviarlo en momento de descanso no parece la mejor de las opciones.

Decía Piqueras que hay que dar las gracias dos veces, al principio de la conversación y al final. E Isra Bravo completa la despedida recurriendo a la misma estrategia que la empleada en el saludo: breve y directo. «'Un saludo, hablamos' es más que suficiente para cerrar».